UDF dosyası nedir, UYAP Editör’de nasıl çalışılır?

UDF, UYAP Doküman Editörü’nün belgeleri kaydettiği biçimdir; Bakanlığın yardım sayfası bu biçimi “UYAP Doküman Formatı” olarak anıyor. UDF dosyasını açmanın, düzenlemenin ve e-imzayla imzalamanın resmi aracı UYAP Editör’dür. Editör UDF’yi Word, ODT, RTF ve PDF biçimlerine çevirebilir, ama imzalı bir belgede yapılan değişiklik kaydedilirse imza bilgisi kaybolur ve belgenin yeniden imzalanması gerekir.

Bu yazıda, Adalet Bakanlığının resmi sayfalarına dayanarak UDF’yle çalışırken en çok karşılaşılan konuları topladık: Editör’ün nereden edinileceği, dilekçenin nasıl imzalanıp gönderildiği, imzalı belgede değişikliğin neden sorun çıkardığı, biçim dönüştürme ve Editör açılmadığında resmi kaynakların önerdiği adımlar.

UDF nedir, avukat neden bu biçimle karşılaşır?

Ceza yargılamasında UYAP kullanımı kanundan gelir. CMK m. 38/A şöyle başlar: “Her türlü ceza muhakemesi işlemlerinde Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi (UYAP) kullanılır.” Aynı maddenin ikinci fıkrasına göre, kanunlarda gösterilen istisnalar dışında, “dosyalar güvenli elektronik imza kullanılarak UYAP’tan incelenebilir ve her türlü ceza muhakemesi işlemi yapılabilir.”

UYAP’ın metin belgeleri için kullandığı araç UYAP Doküman Editörü. Resmi yardım sayfası Editör’ü, Adalet Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilen ve “UYAP Bilişim Sistemiyle entegre çalışabilen bir kelime işleme programı” olarak tanımlıyor. Aynı sayfaya göre “Editör otomatik olarak dosyaları .udf biçiminde kaydeder.” UYAP’tan indirilen evrakın ve Editör’de yazılan dilekçenin UDF uzantılı olması bundan kaynaklanıyor.

UYAP Editör nereden indirilir, hangi sistemlerde çalışır?

Masaüstü sürümleri Bakanlığın UYAP Editör sayfasında yayımlanıyor. Bu yazının hazırlandığı tarihte sayfada Windows için v5.4.20 (EXE ve MSI kurulum dosyaları), macOS için Intel ve Apple Silicon işlemcilere ayrı ayrı v5.4.21, Big Sur 11 ve öncesi Intel Mac’ler için v5.4.20, Pardus ve Debian tabanlı sistemler için v5.4.20 bulunuyor. Sürüm numaraları değiştiği için güncel sürümü her zaman bu sayfadan kontrol etmek gerekir.

Sayfadaki iki not pratikte işe yarıyor. Mac’te işlemciye uygun (x86_64 ya da ARM64) sürüm kurulduğunda ayrıca Java kurulmasına gerek yok; Big Sur ve öncesi için hazırlanan Intel sürümü ise uyumlu bir Java sürümü istiyor. Pardus ve Debian tabanlı sistemlerde Editör’den yazıcıya çıktı alabilmek için “cups-bsd” paketinin yüklü olması gerekiyor.

Telefon ve tablet için Android ve iOS’ta “Uyap Doküman Editör” uygulaması var. App Store sayfasına göre uygulama ücretsiz ve “UYAP sisteminde oluşturulmuş UDF dokümanlarının görüntülenmesi için hazırlanmıştır.” Açıklamada sayılan özellikler görüntüleme, doküman içinde arama ve içeriği PDF olarak çıkarma.

Aynı açıklamada dosya paylaşımıyla ilgili bir uyarı var: WhatsApp Web, UDF dosyalarının uzantısını otomatik olarak .zip’e çeviriyor ve bu dosyalar mobil uygulamada zip dosyası olarak algılanıyor. Uygulamanın açıklaması bu nedenle UDF paylaşımında WhatsApp Web yerine WhatsApp’ın mobil uygulamasının kullanılmasını öneriyor ve açılacak dosyanın .udf uzantılı olduğundan emin olunmasını istiyor.

Dilekçe UDF olarak nasıl imzalanıp gönderilir?

Avukat Portal’ın sık sorulan sorular sayfası akışı şöyle anlatıyor: mahkemeye gönderilecek evrak UYAP Editör’de hazırlanıp kaydediliyor, ardından Araçlar menüsünden imzalanıyor. Gönderim için portalda Dosya Sorgulama bölümünden yargı birimi ve birim seçiliyor, dosya görüntülenip evrak gönderme butonuna basılıyor, dosya seçiliyor, açıklama yazılıyor ve evrak türü (cevap, itiraz dilekçesi gibi) belirlendikten sonra gönderiliyor.

İmzalama adımları Editör yardım sayfasında ayrıca anlatılıyor. E-imza kartı takılıyor ve kart üreticisinin sürücüleri yükleniyor. Araçlar menüsündeki “İmza Kütüphanesi”nden kartın kütüphanesi seçiliyor, İmzala simgesine tıklanıp e-imza şifresi giriliyor. İşlem tamamlandığında Editör’ün sağ üst köşesinde bir kurdele beliriyor; bu kurdeleye tıklanarak imzanın sertifika bilgileri görülebiliyor.

Bu imzanın hukuki değeri 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu m. 5’ten gelir: “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur.” CMK m. 38/A/5 de çelişki hâlinde hangi belgenin esas alınacağını belirler: “Elektronik imzalı belgenin elle atılan imzalı belgeyle çelişmesi halinde UYAP’ta kayıtlı olan güvenli elektronik imzalı belge geçerli kabul edilir.”

İmzalı bir UDF’de değişiklik yapınca ne olur?

Editör yardım sayfası bu konuda açık bir uyarı içeriyor: “İmzalı bir evrakta değişiklik yapılmışsa çıkış aşamasında yapılan değişikliğin kaydedilip kaydedilmeyeceğinin teyidi istenmektedir. Değişikliğin kaydı seçilmesi dokümanda bulanan imza bilgilerinin kaybolmasına sebebiyet verecektir.” Devamında imzalı evrakta yapılacak değişiklikten sonra evrakın e-imzayla yeniden imzalanması gerektiği belirtiliyor.

Bunun nedeni güvenli elektronik imzanın tanımında yatıyor. 5070 sayılı Kanun m. 4’e göre güvenli elektronik imza, “İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan” imzadır. İmza, belgenin imzalandığı andaki hâline bağlıdır; içerik değişince eski imza o içeriği artık doğrulamaz.

Pratik sonucu şu: son okumada fark edilen küçük bir düzeltme bile, değişiklik kaydedilirse belgenin yeniden imzalanmasını gerektirir. Çıkışta Editör’ün sorduğu kaydetme sorusu bu yüzden dikkatle cevaplanması gereken bir soru.

İmzalı belgeyi Editör dışında doğrulamak için de bir yol var. Yardım sayfasına göre Dışa Aktar seçeneği, “Evraktaki imzalı kısmı dışarı aktararak farklı e imza uygulamaları tarafından açılması ve e imzaların doğrulanması” için kullanılıyor. Yazdırma sırasında karşılaşılan “web id” ise yine aynı sayfanın tanımıyla “evrakın aslının kontrol edilmesini sağlayan kod”.

UDF, Word’e veya PDF’e nasıl çevrilir?

Editör tek tek ve toplu dönüştürmeyi destekliyor. Farklı Kaydet ekranındaki doküman tipi listesinde yardım sayfasının saydığı biçimler .usf, .doc, .pdf, .odt, .rtf, .tif ve .jpg. Birden fazla dosya için Dosya menüsündeki “Tümünü Farklı Kaydet” kullanılıyor: evrak ya da klasör seçilerek UDF dosyaları tabloya ekleniyor, çıktı klasörü belirleniyor ve dosyalar tek tek ya da hep birlikte doc, odt, pdf veya rtf biçimine çevriliyor. Editör’de açılabilen dosya türleri ise .udf, .xml, .usf ve .rtf olarak sayılıyor.

Yardım sayfası, dönüştürmede sayfa düzeninin nasıl korunduğu konusunda bilgi vermiyor. Çevrilen dosyayı özellikle tablo, üst ve alt yazı, sayfa numarası içeren belgelerde gözle kontrol etmek makul görünüyor. Dönüştürülen dosya ayrı bir dosyadır; UDF’deki imzayı kendiliğinden taşıdığına dair resmi kaynaklarda bir bilgi yok.

Editör açılmıyorsa resmi kaynaklar ne öneriyor?

UYAP Editör sayfasında “siyah ekran gelip gidiyor, Editör açılmıyor ve Editörde imzalama yapamıyorum” sorusu için üç adım yer alıyor. İlki, e-imza ve m-imza için Editör’ün son sürümünün kurulu olması. İkincisi, Windows’ta kullanıcı klasöründeki gizli .uki klasöründe bulunan acilisdegerleri.xml ve tercihler.xml dosyalarının silinmesi; Mac’te aynı klasörde bunlara ek olarak lastOpened.xml dosyası da siliniyor. Ardından Editör yönetici olarak yeniden çalıştırılıyor. Sorun sürerse Denetim Masası’ndan “Uyap Kelime İşlemci” kaldırılıyor, bilgisayar yeniden başlatılıyor, C:\Uyap klasöründeki yedekler alındıktan sonra klasör siliniyor ve Editör’ün son sürümü kuruluyor.

Düzgün kapanmayan bir oturumda kaybolmuş görünen belgeler için yardım sayfası Dosya menüsündeki “Yedekleri Aç” seçeneğini gösteriyor. Aynı sayfa, kurtarılan belgeler “Tümünü Sil” ile silinirse bunlara yeniden ulaşılamayacağını da not ediyor.

UDF’yle Editör dışında çalışmak mümkün mü?

Resmi araçlar UYAP Editör ve mobil görüntüleyici. Bir ceza dosyası ise çoğu zaman UDF’lerin yanında PDF’ler ve taranmış evraktan oluşuyor, okuma ve not alma işi de Editör’ün dışına taşıyor. Bu noktada dosyanın hangi programda, hangi bilgisayarda işlendiği sorusu meslek sırrı açısından önem kazanıyor; konuyu yapay zekaya meslek sırrı emanet edilir mi yazısında ele aldık. tiro, UDF’leri PDF ve taranmış belgelerle aynı listede açıyor. Savunma editöründe yazılan metin de UYAP’a yüklemeye hazır UDF olarak dışa aktarılıyor. Bütün bu işlemler bilgisayarda yapılıyor, dosya dışarı çıkmıyor; ayrıntılar ürün ve gizlilik sayfalarında.

UDF’yle yaşanan sorunların önemli bir kısmı biçimin kendisinden değil, imzanın belgenin imzalandığı andaki hâline bağlı olmasından doğuyor. Bakanlığın yardım sayfaları da bu yüzden iki noktanın üzerinde duruyor: imzadan sonra yapılan her değişiklik yeni bir imza gerektiriyor, imzalama sorunlarının ilk çözüm adımı da Editör’ün son sürümünü kullanmak.